การประเมินสถานภาพในการบริหารทรัพยากรบุคคล

กองทุนสำหรับผู้เดินทางไปประกอบพิธีฮัจย์ ได้มีการวิเคราะห์สภาพแวดล้อม ขององค์กรทั้งภายนอกและภายในที่มีผลกระทบต่อการบริหารทรัพยากรบุคคล โดยใช้แนวคิด SWOT Analysis เพื่อประเมินสถานการณ์ที่มีผลกระทบต่อกองทุนฯ ที่เป็นอยู่ในปัจจุบัน และแนวโน้มในอนาคตของการบริหารทรัพยากรบุคคล รวมทั้งปัจจัยความสำเร็จ และปัญหาอุปสรรคในอดีต

1. สภาพแวดล้อมภายในและภายนอก ปัจจัยความสำเร็จ และปัญหาอุปสรรคในอดีต

 1.1 สภาพแวดล้อมภายใน หมายถึงปัจจัยภายในต่าง ๆ ขององค์กรที่องค์กรสามารถจัดการเองได้ เช่น บุคลากร การจัดการองค์กร วัฒนธรรมองค์กร ซึ่งประกอบด้วย

1.1.1 จุดแข็ง (strengths) หมายถึง การดำเนินการขององค์กรซึ่งทำได้ดีและส่งผลให้ องค์กรบรรลุเป้าหมายได้ดีขึ้น

1.1.2 จุดอ่อน (weakness) หมายถึง การดำเนินการขององค์กรซึ่งทำได้ไม่ดีและเป็นอุปสรรคต่อการบรรลุเป้าหมายองค์กร

1.2 สภาพแวดล้อมภายนอก หมายถึงปัจจัยภายนอกต่าง ๆ ขององค์กรที่องค์กรไม่สามารถจัดการได้หรือจัดการได้น้อย เช่น นโยบายรัฐบาล กฎหมาย ปัจจัยทางเศรษฐกิจ  ซึ่งการวิเคราะห์สภาพแวดล้อมภายนอกนั้นพิจารณาจาก

1.2.1 โอกาส (opportunities) หมายถึง สภาพแวดล้อมภายนอกที่เป็นประโยชน์
                ต่อองค์กร        

1.2.2 ภัยคุกคาม (treats) หมายถึง สภาพแวดล้อมภายนอกที่เป็นอุปสรรคต่อองค์กร 

 

     การวิเคราะห์ปัจจัยปัจจัยความสำเร็จและปัญหาอุปสรรคจากอดีต

             ปัจจัยความสำเร็จ

1.ผู้บริหารและคณะกรรมการบริหารกองทุนฯให้ความใส่ใจกับการดำเนินงานของกองทุน

2.มีการจัดอบรมด้านงานทรัพยากรบุคคลโดยหน่วยงานภายนอกเป็นประจำทุกปี ซึ่งช่วยให้เกิดการเรียนรู้ทักษะที่จำเป็นต่อการทำงาน

3.มีสื่อการเรียนรู้ต่าง ๆ ในอินเตอร์เน็ตซึ่งบุคลากรสามารถเรียนรู้ได้ด้วยตนเองโดยไม่เสียค่าใช้จ่าย

            ปัญหาอุปสรรค

1.บุคลากรของสำนักงานกองทุนฯขาดความรู้ความสามารถเฉพาะด้าน เช่น ด้านการจัและใช้ประโยชน์ฐานข้อมูลเทคโนโลยีสารสนเทศ

2.ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศเพื่อรองรับการดำเนินงานของบุคลากรภายในและเพื่อการอำนวยความสะดวกในการให้บริการที่มีอยู่ยังไม่ครอบคลุมเท่าที่ควร

 

 การวิเคราะห์สภาพแวดล้อม (SWOT Analysis)

          จุดแข็ง (strengths)

1. มีการกําหนดแผนการบริหารทรัพยากรบุคคล (ระยะยาว) และแผนปฏิบัติการประจำปี ซึ่งเป็น
แนวทางหลักในการดำเนินงานด้านทรัพยากรบุคคล

2. มีการจัดทำใบกำหนดหน้าที่งาน (Job Description)ซึ่งครอบคลุมการทำงานของบุคลากรทุกตำแหน่ง

3. มีสภาพแวดล้อมในการทำงานที่ดีและเหมาะสม

4. มีอุปกรณ์สำนักงานครบถ้วน

        จุดอ่อน (weakness)

1. ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศเพื่อรองรับการดำเนินงานของบุคลากรภายในและเพื่อการอำนวยความสะดวกในการให้บริการที่มีอยู่ยังไม่ครอบคลุมเท่าที่ควร

2. บุคลากรของสำนักงานกองทุนฯขาดความรู้ความสามารถเฉพาะด้าน เช่น ด้านการจัดทำและใช้ประโยชน์ฐานข้อมูลเทคโนโลยีสารสนเทศ

          โอกาส (opportunities)

1. กรมการปกครองในฐานะหน่วยงานผู้รับผิดชอบกองทุน มีบุคลากรในสังกัดจำนวนมากซึ่งมีความรู้ความสามารถที่จะปฏิบัติงานของกองทุนฯ

2. มีการจัดอบรมด้านงานทรัพยากรบุคคลโดยหน่วยงานภายนอกเป็นประจำทุกปี ซึ่งช่วยให้เกิดการเรียนรู้ทักษะที่จำเป็นต่อการทำงาน

3. การแพร่ระบาดของโรคติดเชื้อไวรัสโคโรนา 2019 (COVID-19) ทำให้การอบรมพัฒนาบุคลากรผ่านระบบดิจิทัลได้รับความนิยมมากขึ้น ซึ่งบุคลากรของกองทุนสามารถเรียนรู้ได้ด้วยตนเองตลอดเวลาโดยไม่เสียค่าใช้จ่าย

              อุปสรรค (threats)

1. การเปลี่ยนแปลงของเทคโนโลยีเป็นไปอย่างรวดเร็ว อาจส่งผลให้บุคลากรของกองทุนปรับตัวไม่ทันต่อการเปลี่ยนแปลงดังกล่าว

 

3. การวิเคราะห์สถานะขององค์กรด้วยกลยุทธ์ SWOT Matrix

การวิเคราะห์สถานะขององค์กรจะช่วยบ่งบอกถึงสภาพของบุคลากรองค์กรว่าปัจจุบันเป็นอย่างไร
มีจุดแข็ง หรือจุดอ่อนมากกว่ากัน และการดำเนินงานมีโอกาสหรืออุปสรรคเพียงใด นอกจากนี้ยังช่วยกำหนดตำแหน่งเชิงกลยุทธ์ขององค์กรเพื่อนำไปสู่การวางแผนยุทธศาสตร์ระดับองค์กรต่อไปด้วย โดยวิธีการวิเคราะห์สถานะขององค์กรจะพิจารณาจาก 2 ส่วน คือ

 

    3.1 การให้น้ำหนักความชัดเจนที่สัมพันธ์กับปัจจัยในด้านเดียวกัน

          การวิเคราะห์สถานะขององค์กรในส่วนของการให้น้ำหนักความชัดเจนที่สัมพันธ์กับปัจจัยในด้านเดียวกัน จะกำหนดคะแนนของสภาวะแวดล้อมภายใน (ด้านจุดแข็งและจุดอ่อน) เท่ากับ 1.000 คะแนน

และสภาวะแวดล้อมภายนอก (ด้านโอกาสและอุปสรรค) เท่ากับ 1.000 คะแนน  

    3.2 การให้คะแนนระดับความสำคัญ

คะแนนระดับความสำคัญ ให้พิจารณาในแต่ละปัจจัยของจุดแข็ง จุดอ่อน โอกาสและอุปสรรคว่า องค์กรให้ความสำคัญต่อปัจจัยนั้น ๆ ในระดับใด โดยกำหนดเกณฑ์ดังนี้

5 คือ องค์กรให้ระดับความสำคัญสำคัญมาก

4 คือ องค์กรให้ระดับความสำคัญมาก

3 คือ องค์กรให้ระดับความสำคัญปานกลาง

2 คือ องค์กรให้ระดับความสำคัญน้อย

1 คือ องค์กรให้ระดับความสำคัญน้อยที่สุด

ดังนั้น กองทุนฯ จึงได้ดำเนินการวิเคราะห์สถานะของกองทุน ด้วยวิธีการดังกล่าวข้างต้น ซึ่งผล
จากการวิเคราะห์สถานะของทรัพยากรบุคคลกองทุนฯ จึงปรากฏตามตารางที่ 3.2.1 – 3.2.4

 

4. แนวโน้มในอนาคตของการบริหารจัดการทรัพยากรบุคคล

หลังจากที่มีการประเมินโดยการวิเคราะห์จุดแข็ง (Strengths) จุดอ่อน (Weakness) โอกาส (Opportunity) และอุปสรรค (Threat) แล้วก็จะนำข้อมูลทั้งหมดมาวิเคราะห์ในรูปแบบความสัมพันธ์แบบ
แมตริกซ์โดยใช้ตาราง SWOT Matrix เป็นตารางการวิเคราะห์ที่นำข้อมูลที่ได้จากการวิเคราะห์ เพื่อกำหนดออกมาเป็นยุทธศาสตร์หรือกลยุทธ์ประเภทต่าง

 

5.การวิเคราะห์ด้วย TOWS matrix

ผลลัพธ์จากการวิเคราะห์ SWOT Analysis สามารถนำมาพิจารณาร่วมกันเพื่อกำหนดกลยุทธ์ 4 ด้าน เพื่อรับมือกับแนวโน้มในอนาคตโดย

- การนำจุดแข็งขององค์กรมาสร้างโอกาส (SO) นำไปสู่กลยุทธ์เชิงรุก

- การนำจุดแข็งขององค์กรมาป้องกันอุปสรรค (ST) นำไปสู่กลยุทธ์เชิงป้องกัน

- การนำโอกาสมากำจัดจุดอ่อนขององค์กร (WO) นำไปสู่กลยุทธ์เชิงแก้ไข

- การกำจัดจุดอ่อนพร้อมทั้งป้องกันอุปสรรค (WT) นำไปสู่กลยุทธ์เชิงรับ

 

แผนเตรียมความพร้อมในการรองรับระบบการบริหารทรัพยากรบุคคล

1. การพัฒนาทรัพยากรบุคคล (Human Resource Development)

หมายถึง กระบวนการพัฒนาศักยภาพทั้งทักษะ ความรู้ และความสามารถ ทั้งในระดับส่วนบุคคลและระดับองค์กร ซึ่งจะส่งผลให้เป้าหมายของทั้งตัวบุคลากรและองค์กรประสบความสำเร็จไปพร้อมกัน

ความจำเป็นของการพัฒนาทรัพยากรบุคคล

1.  ทำให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

2.  ลดความความผิดพลาดในการทำงาน

3.  ช่วยลดเวลาในการเรียนรู้งานให้น้อยลงจากการสร้างระบบพัฒนาบุคลากรที่ดี

4.  จูงใจให้บุคลากรกระตือรือร้นในการเรียนรู้ทักษะใหม่ ๆ อยู่เสมอซึ่งจะนำมาประยุกต์ใช้กับองค์กรตลอดจนส่งผลดีต่อตัวบุคลากรเองได้

5. บุคลากรที่มีความรู้ความสามารถ มีความคิดสร้างสรรค์ สามารถเสนอแนวทางพัฒนาองค์กรแก่ผู้บริหารได้

2. เครื่องมือและแนวทางพัฒนาทรัพยากรบุคคล

1.  การฝึกอบรม (Training) คือกระบวนการที่จะทำให้ผู้เข้ารับการฝึกอบรมเกิดความรู้ ความเข้าใจ ทัศนคติ และความชำนาญในเรื่องใดเรื่องหนึ่ง และเปลี่ยนพฤติกรรมไปตามวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้
   การจัดโครงการฝึกอบรม เป็นเพียงหนึ่งในหลายวิธีการในการพัฒนาบุคลากรขององค์กร อาจดำเนินการ
   ในลักษณะของการให้คำแนะนำเชิงปฏิบัติในลักษณะตัวต่อตัว (One-on-One) หรือเป็นกลุ่มเล็ก ๆ ในช่วงเวลาการทำงานปกติ ถือเป็นเครื่องมือการพัฒนาบุคลากรด้วยการฝึกปฏิบัติจริงจากสถานการณ์จริง

2.  Mentoring หมายถึงกระบวนการเรียนรู้อย่างหนึ่ง ซึ่งมีบุคคลที่เกี่ยวข้องอยู่ 2 ฝ่าย ได้แก่ ฝ่ายแรกคือ “Mentor” หรือพี่เลี้ยง เป็นผู้ทำหน้าที่ในการถ่ายทอดแนวคิด ความรู้ ประสบการณ์ในเรื่องต่าง ๆ ให้แก่อีกฝ่ายหนึ่ง นั่นก็คือ “Mentee” หรือน้องเลี้ยง

3.  การให้คำปรึกษาแนะนำ (Consulting) เน้นการให้คำปรึกษาแนะนำเมื่อบุคลากรมีปัญหาที่เกิดขึ้นจากงานที่รับผิดชอบ หัวหน้างานจะต้องทำหน้าที่ให้แนวทาง เคล็ดลับ และวิธีการเพื่อให้บุคลากรสามารถแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นนั้นได้

4.  การทำกิจกรรม (Activity) เน้นการมอบหมายกิจกรรมระยะสั้น ไม่ต้องมีระยะเวลาหรือขั้นตอนการดำเนินงานมากนัก ความสำเร็จของเครื่องมือดังกล่าวนี้ต้องอาศัยความร่วมมือจากบุคลากรในการรับผิดชอบกิจกรรมให้บรรลุเป้าหมายที่กำหนด

5.  การเรียนรู้ด้วยตนเอง (Self-Learning) เน้นการฝึกฝนปฏิบัติด้วยตนเองจากแหล่ง/ช่องทางการเรียนรู้ต่าง ๆ เช่น อ่านหนังสือ หรือศึกษาระบบงานจาก Work Instruction หรือค้นคว้าข้อมูลผ่านทาง Internet หรือเรียนรู้จาก e-Learning หรือสอบถามผู้รู้เป็นต้น

6.  การเป็นวิทยากรภายใน (Internal Trainer) เน้นการสร้างบุคลากรที่มีความสามารถในการถ่ายทอดรักการสอน และมีความรู้ ในเรื่องที่จะสอน โดยมอบหมายให้บุคคลเหล่านี้เป็นวิทยากรภายในองค์กรทำหน้าที่จัดอบรมให้บุคลากรในหน่วยงานต่าง ๆ

7.  การฝึกงานกับผู้เชี่ยวชาญ (Counterpart) เน้นการฝึกปฏิบัติจริงกับผู้เชี่ยวชาญที่มีประสบการณ์ในเรื่องนั้น เป็นการฝึกอบรมภายนอกสถานที่ หรือการเชิญผู้เชี่ยวชาญเข้ามาฝึกงานให้กับบุคลากร

8.  การประชุม/สัมมนา (Meeting/Seminar) เน้นการพูดคุยระดมความคิดเห็นของทีมงานให้เกิดการแลกเปลี่ยนมุมมองที่หลากหลาย ผู้นำการประชุม/สัมมนาจึงมีบทบาทสำคัญมากในการกระตุ้นจูงใจให้ผู้เข้าร่วมประชุม/สัมมนานำเสนอความคิดเห็นร่วมกัน

 

แผนปฏิบัติการด้านการบริหารทรัพยากรบุคคลกองทุนสำหรับผู้เดินทางไปประกอบพิธีฮัจย์ ปี 2565    
    สำนักงานกองทุนสำหรับผู้เดินทางไปประกอบพิธีฮัจย์ ได้นำการวิเคราะห์สภาวะแวดล้อมด้านการบริหารทรัพยากรบุคคล (SWOT Analysis) และการวิเคราะห์กลยุทธ์ด้วย TOWS Matrix ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของ
แผนการบริหารทรัพยากรบุคคล (ระยะยาว) มาเป็นข้อมูลในการกำหนดแผนปฏิบัติการด้านการบริหารทรัพยากรบุคคลกองทุนสำหรับผู้เดินทางไปประกอบพิธีฮัจย์ ปี 2565 ประกอบด้วย 2 กิจกรรม คือ

 

กิจกรรมที่ 1 การพัฒนาสภาพแวดล้อมในการทำงาน

ประกอบด้วย 1 แผนงาน

                     สอดคล้องกับ กลยุทธ์เชิงรุก:SO  การจัดเตรียมอุปกรณ์สำนักงานครบถ้วนเพียงพอ (s.4-o.1)  

แผนงานที่ 1.1 การจัดกิจกรรม 5 ส. และสำรวจความต้องการอุปกรณ์สำนักงาน

กิจกรรมที่ 2 การพัฒนาศักยภาพบุคลากรผ่านหน่วยงานภายนอก ประกอบด้วย 1 แผนงาน สอดคล้องกับ กลยุทธ์เชิงแก้ไข:WO การจัดส่งเจ้าหน้าที่เข้าร่วมอบรมกับหน่วยงานภายนอกในประเด็นที่ยังขาดความชำนาญ

แผนงานที่ 2.1 การเข้าร่วมการอบรมโดยหน่วยงานภายนอก

กิจกรรมที่ 3 การพัฒนาศักยภาพทรัพยากรบุคคล ประกอบด้วย 1 แผนงาน
                     สอดคล้องกับ กลยุทธ์เชิงรับ:WT  การพัฒนาสมรรถนะของบุคลากรในด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ (w.2-t.2)

แผนงานที่ 3.1 การจัดอบรมภายในเรื่องทบทวนการใช้งานโปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่ใช้
ในการทำงาน