บทบาท ภารกิจและอำนาจหน้าที่ของกองการเจ้าหน้าที่

 

                          กองการเจ้าหน้าที่ มีอำนาจหน้าที่จัดระบบและบริหารงานบุคคลของกรม และปฏิบัติงานร่วมกับหรือสนับสนุนการปฏิบัติงานของหน่วยงานอื่นที่เกี่ยวข้องหรือที่ได้รับมอบหมาย ดังนี้

                          1) งานบริหารทั่วไป มีหน้าที่รับผิดชอบเกี่ยวกับงานบริหารทั่วไป งานธุรการ งานสารบรรณของกอง การรับส่ง การเวียน และโต้ตอบหนังสือราชการของกอง การดูแลรักษายานพาหนะ อาคารสถานที่ และพัสดุครุภัณฑ์ในความรับผิดชอบของกองรวมทั้งงานที่มิได้กำหนดให้เป็นหน้าที่ของฝ่ายหรือกลุ่มงานใดโดยเฉพาะ และงานอื่นที่ได้รับมอบหมาย

                          2) กลุ่มงานวางแผนอัตรากำลังและพัฒนาระบบงาน มีหน้าที่รับผิดชอบเกี่ยวกับการจัดทำแผนการจัดส่วนราชการและอัตรากำลังในส่วนกลาง และส่วนภูมิภาค การวางแผนกำลังคน การกำหนดและเกลี่ยอัตรากำลังการติดตามและประเมินผลการใช้กำลังคน การจัดทำข้อเสนอแนะในการกำหนดนโยบาย การบริหารงานบุคคล การปรับปรุงระเบียบ หลักเกณฑ์และวิธีการในการบริหารงานบุคคล การประชุม อ.ก.พ. กรม การศึกษา วิเคราะห์ และเสนอแนะแนวทางการทบทวนบทบาท ภารกิจ และวิธีปฏิบัติงาน การปรับปรุงกระบวนการบริหารงานบุคคล  โครงสร้าง อัตรากำลัง ระบบงานและมาตรฐานการทำงานของหน่วยงาน  การสรรหา คัดเลือก พัฒนาและเสริมสร้างสมรรถภาพข้าราชการ และลูกจ้าง การลาไปศึกษาภายในประเทศ  การคัดเลือกข้าราชการเพื่อเข้าศึกษาอบรมหลักสูตรต่าง ๆ  ตลอดจนการให้คำปรึกษาแนะนำด้านการบริหารงานบุคคล และงานอื่นที่ได้รับมอบหมาย

                          3) กลุ่มงานบรรจุและแต่งตั้ง มีหน้าที่รับผิดชอบเกี่ยวกับการบรรจุและแต่งตั้ง โอน ย้ายข้าราชการ การเลื่อนระดับข้าราชการเพื่อแต่งตั้งให้ดำรงตำแหน่งที่สูงขึ้น  ศึกษาวิเคราะห์ เสนอแนะแนวทางการใช้กำลังพลให้เกิดประโยชน์สูงสุด การพัฒนาระบบงานบรรจุและแต่งตั้ง การโอนอัตราเงินเดือนและอัตราค่าจ้าง การช่วยราชการและการขอกลับเข้ารับราชการ การจ้างและเลิกจ้างลูกจ้างประจำ และพนักงานราชการ การดำเนินการเกี่ยวกับการรักษาราชการแทนและปฏิบัติราชการแทนอธิบดีและหัวหน้าส่วนราชการระดับสำนัก/กอง การกำหนดเขตผู้ตรวจราชการของผู้ตรวจราชการกรมการปรับอัตราเงินเดือนข้าราชการให้ได้รับตามวุฒิ และงานอื่นที่ได้รับมอบหมาย

                          4) กลุ่มงานประเมินและทะเบียนประวัติ มีหน้าที่รับผิดชอบเกี่ยวกับการประเมินบุคคล และผลงานทางวิชาการ  การจัดทำบัญชี  ถือจ่ายอัตราเงินเดือนและค่าจ้างประจำ ทะเบียนประวัติ และข้อมูลสารสนเทศทางการบริหารงานบุคคลของข้าราชการ ลูกจ้างประจำ และพนักงานราชการ การศึกษา ค้นคว้า จัดทำและพัฒนาระบบข้อมูล ตลอดจนการประมวลผลและให้บริการข้อมูลกับหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง การจัดทำบัตรประจำตัวและออกหนังสือรับรองข้าราชการ ลูกจ้างประจำ และพนักงานราชการ การดำเนินการตามระเบียบว่าด้วยการลาทุกประเภท ยกเว้นการลาศึกษาฝึกอบรม ดูงานหรือปฏิบัติการวิจัย และ  การลาไปปฏิบัติงานในองค์กรระหว่างประเทศ การดำเนินการเกี่ยวกับกองทุนบำเหน็จบำนาญข้าราชการในส่วนที่เกี่ยวกับการตรวจสอบข้อมูลบุคคล การขอตั้งงบประมาณหมวดเงินเดือนและค่าจ้างประจำของกรม และการบริหารการเบิกจ่ายรายงานผลการเบิกจ่ายงบประมาณของกอง การรับรองสมุดประวัติและเวลาทวีคูณระหว่างประจำปฏิบัติหน้าที่ในเขตที่ได้ประกาศใช้กฎอัยการศึก การดำเนินการเกี่ยวกับการเลื่อนขั้นเงินเดือนและค่าจ้างประจำ การขอพระราชทานเครื่องราชอิสริยาภรณ์ และงานอื่นที่ได้รับมอบหมาย

                          5) กลุ่มงานสวัสดิการและประโยชน์เกื้อกูล มีหน้าที่รับผิดชอบเกี่ยวกับ การศึกษาวิเคราะห์เพื่อพัฒนาส่งเสริมคุณภาพชีวิต และจัดสวัสดิการแก่ข้าราชการลูกจ้างประจำและพนักงานราชการของกรม การจัดทำโครงการ หรือร่วมมือกับหน่วยงานภายนอกทั้งภาครัฐและเอกชนเพื่อจัดสวัสดิการภายในกรม และติดตามประเมินผลโครงการด้านสวัสดิการ การอำนวยการจัดสวัสดิการเพื่อเสริมสร้างคุณภาพและความมั่นคงในการดำรงชีวิตของข้าราชการ ลูกจ้างประจำ และพนักงานราชการของกรม เช่น  การจัดตั้งกองทุนสวัสดิการ การฌาปนกิจสงเคราะห์  การจัดสหกรณ์ออมทรัพย์ เป็นต้น การจัดสวัสดิการเพื่ออำนวยความสะดวกสนองเจตนารมณ์ความต้องการด้านสวัสดิการของข้าราชการ ลูกจ้างประจำ และพนักงานราชการ นอกเหนือจากสวัสดิการที่ทางราชการจัดให้อยู่แล้ว การจัดกิจกรรมเสริมสร้างบำรุงขวัญ ตลอดจนเพื่อสร้างความสามัคคีและเสริมสร้างความสัมพันธ์ของข้าราชการเพื่อก่อให้เกิดบรรยากาศทำงานที่ดีและงานอื่นที่ได้รับมอบหมาย

                          6) กลุ่มงานวินัย มีหน้าที่รับผิดชอบเกี่ยวกับการ สืบสวน สอบสวน และพิจารณา งานวินัย งานเรื่องราวร้องทุกข์กล่าวโทษ งานสรรถภาพ  การติดตามประเมินผลความประพฤติและการปฏิบัติหน้าที่ราชการของข้าราชการ และลูกจ้างประจำของกรม การจัดทำทะเบียนประวัติพฤติการณ์ผู้กระทำผิดวินัยและถูกร้องเรียน กล่าวโทษ การตรวจสอบพฤติการณ์ของข้าราชการและลูกจ้างประจำตามที่ส่วนราชการต่าง ๆ ร้องขอให้ดำเนินการ การเสริมสร้างและพัฒนาให้ข้าราชการมีวินัย และจรรยาบรรณของข้าราชการพลเรือน รวมทั้งมีสมรรถภาพ การศึกษา วิเคราะห์และวิจัยเกี่ยวกับการกระทำผิดวินัยของข้าราชการและลูกจ้างประจำและงานอื่น ๆ ที่ได้รับมอบหมาย

 

 

ดำเนินการด้านบริหารทรัพยากรบุคคลครบทุกกระบวนการ

 

                 1) ขั้นตอนการวางแผนทรัพยากรบุคคล (HR Planing) เป็นขั้นตอนของการวิเคราะห์โครงสร้าง บทบาทและภารกิจ ตลอดจนปริมาณงานขององค์การ เพื่อเป็นข้อมูลในการจัดทำแผนอัตรากำลังคนขององค์การ คำบรรยายลักษณะงาน (Job Description) อีกทั้งการกำหนดตำแหน่งต่างๆ ภายในองค์การให้สอดคล้องกับบทบาทภารกิจและสภาพแวดล้อมที่องค์การเผชิญอยู่ ซึ่งขั้นตอนการวางแผนทรัพยากรบุคคลกองการเจ้าหน้าที่ต้องทราบกรอบจำนวนบุคลากรทั้งองค์กรว่ามีจำนวนเท่าใด มีประเภทใดบ้าง กลุ่มอายุในแต่ละประเภทเป็นอย่างไร ทักษะ สมรรถนะที่ต้องการในแต่ละพื้นที่ เพื่อให้ปฏิบัติภารกิจให้สัมฤทธิผล และสอดคล้องกับทิศทางของกรมการปกครอง ซึ่งขั้นตอนนี้จะเป็นหน้าที่รับผิดชอบของกลุ่มงานวางแผนอัตรากำลังและพัฒนาระบบงาน

                 2) ขั้นตอนการสรรหาและคัดเลือก (Selection) เป็นขั้นตอนของการนำแผนอัตรากำลังคนขององค์การมาสู่การปฏิบัติ โดยดำเนินการสรรหาและคัดเลือกบุคคลทั้งจากภายนอกและภายในองค์การเข้าสู่ตำแหน่งที่ว่าง เพื่อให้องค์การมีบุคลากรที่เพียงพอ เหมาะสมต่อการปฏิบัติงานตามโครงสร้างและบทบาทภารกิจขององค์การที่กำหนดไว้ ซึ่งวิธีการสรรหาและคัดเลือกบุคคลเข้าสู่ตำแหน่งนั้น กองการเจ้าหน้าที่จะสรรหาและคัดเลือกในสายงานหลักเป็นสำคัญ คือ สายงานปฏิบัติการปกครอง ซึ่งในขั้นตอนสรรหา จะต้องสรรหาให้ตรงตามคุณสมบัติเฉพาะสำหรับตำแหน่ง การรับสมัครปรับเปลี่ยนจากวิธีเดิมๆ คือการรับสมัคร ณ หน่วยงาน มาเป็นการรับสมัครทางระบบอินเตอร์ เพื่อเป็นการอำนวยความสะดวกแก่ผู้มีคุณสมบัติ ซึ่งมีจำนวนหลายหมื่นคน ในขั้นตอนการคัดเลือกจะต้องผ่านการสอบคัดเลือกใน 3 ภาค คือภาคความรู้ความสามารถทั่วไป (ภาค ก.) ภาคความรู้ความสามารถสำหรับตำแหน่ง (ภาค ข.) และภาคความรู้ความสามารถเฉพาะสำหรับตำแหน่ง (ภาค ค.) ซึ่งขั้นตอนการสรรหาและคัดเลือกจะเป็นหน้าที่รับผิดชอบของกลุ่มงานวางแผนอัตรากำลังและพัฒนาระบบงาน และเมื่อดำเนินการสรรหาและคัดเลือกบุคคลได้ตามจำนวนที่ต้องการแล้ว จึงดำเนินการอบรมข้าราชการบรรจุใหม่เพื่อให้มีความรู้ในตำแหน่งที่ ภารกิจ หน้าที่ และพื้นที่ที่จะต้องลงไปปฏิบัติ  เช่น หากได้รับการบรรจุลงภาคใต้ ก็จะมีการอบรมภาษามลายูท้องถิ่น วัฒนธรรม ขนบธรรมเนียมประเพณี เมื่อดำเนินการอบรมเสร็จสิ้นก็จะต้องดำเนินการบรรจุและแต่งตั้งบุคคลเหล่านี้ตามตำแหน่งที่ว่าง ซึ่งการบรรจุแต่งตั้งบุคคลจะต้องพิจารณากรอบอัตรากำลังข้าราชการในส่วนภูมิภาคให้มีความเหมาะสมกับภารกิจในแต่ละท้องที่ ซึ่งจะต้องพิจารณาข้อมูลชั้นอำเภอเป็นเกณฑ์พิจารณาประกอบ โดยกลุ่มงานบรรจุและแต่งตั้งจะเป็นผู้รับผิดชอบ หลังจากนี้ก็เป็นหน้าที่ของการทะเบียนประวัติบุคคลจะต้องจัดทำฐานข้อมูลเพื่อให้กรมการปกครองจะได้มีฐานข้อมูลที่เป็นปัจจุบันสำหรับใช้ในการบริหารงานบุคคลของกรม เช่น การเลื่อนเงินเดือน การเลื่อนระดับ การพัฒนาสมรรถนะบุคลากร การดำเนินการทางวินัย การโยกย้าย และการจัดสวัสดิการต่างๆ เป็นต้น โดยกลุ่มงานประเมินผลและทะเบียนประวัติจะเป็นผู้รับผิดชอบ

                 3) ขั้นตอนการปฏิบัติงาน (Performance) เป็นขั้นตอนที่เกิดขึ้นระหว่างขั้นตอนการสรรหาและคัดเลือกกับขั้นตอนการประเมินผลการปฏิบัติงาน โดยเป็นขั้นตอนที่กองการเจ้าหน้าที่ได้ดำเนินการบรรจุและแต่งตั้งบุคลากรตามตำแหน่งที่ว่าง เพื่อให้สำนัก/กอง หรือที่ทำการปกครองจังหวัด/ที่ทำการปกครองอำเภอมีบุคลากรที่เพียงพอ เหมาะสมต่อการปฏิบัติงานตามภารกิจหลักและภารกิจที่ได้รับมอบหมาย ซึ่งในขั้นตอนการปฏิบัติงานจะมีการบริหารทรัพยากรบุคคลที่สำคัญ คือ การโยกย้ายบุคลากรในระดับต่างๆ ตามความเหมาะสม อีกทั้งเกิดประสิทธิภาพ ประสิทธิผลต่อการปฏิบัติงานในภาพรวมของกรม แต่ทั้งนี้ทั้งนั้นการโยกย้ายบุคลากรจะต้องอยู่บนพื้นฐานของความเพียงพอในการทำงานของแต่ละพื้นที่  สิ่งสำคัญในขั้นตอนการปฏิบัติงานซึ่งวางหลักเกณฑ์เป็นแนวทางการปฏิบัติให้กับผู้บังคับบัญชา คือ การสอนงานให้กับบุคลากรบรรจุใหม่ การสอนงานในแต่ละวันจะมีสมุดบันทึกการสอนงานให้กับบุคลากรบรรจุใหม่ และผู้บังคับบัญชาได้จดบันทึกและลงนามในการปฏิบัติร่วมกัน โดยกลุ่มงานบรรจุและแต่งตั้งจะเป็นผู้รับผิดชอบ อีกทั้งยังมีการดำเนินการทางวินัยกับบุคลากรที่มีการกระทำผิด เพื่อเป็นการลงโทษบุคลากรเหล่านี้มิให้เกิดการกระทำผิดอีก หรือเพื่อให้บุคลากรที่มีพฤติกรรมที่ไม่เหมาะสมออกไปจากกรม ซึ่งการดำเนินการนั้นจะมุ่งเน้นการสืบสวนสอบสวนจากพยานหลักฐาน การลงพื้นที่เก็บข้อมูล โดยกลุ่มงานวินัยจะเป็นผู้รับผิดชอบ

                 4) ขั้นตอนการประเมินผลการปฏิบัติงาน (Appraisal) เป็นการประเมินผลการปฏิบัติงานของบุคลากรแต่ละบุคคลภายในกรม เพื่อให้ทราบว่าบุคลากรรายใดมีการปฏิบัติงานอยู่ในระดับใด มีศักยภาพหรือสมรรถนะอย่างไร และบรรลุผลสัมฤทธิ์ของกรมตามที่วางไว้หรือไม่ เพื่อเป็นข้อมูลของผู้บริหารในการให้รางวัลตอบแทนโดยการเลื่อนเงินเดือน หรือการพัฒนาสมรรถนะของบุคลากรต่อไป โดยการประเมินผลการปฏิบัติงานที่กรมการปกครองดำเนินการอยู่ในปัจจุบันประกอบด้วย การประเมินผลการปฏิบัติงานของผู้ทดลองการปฏิบัติราชการ การประเมินผลการปฏิบัติงานเพื่อเลื่อนระดับ การประเมินผลการปฏิบัติงานเพื่อเลื่อนเงินเดือน การประเมินสมรรถนะ ตัวอย่างเช่น การประเมินผลการปฏิบัติงาน กรมการปกครองมีขั้นตอนการปฏิบัติตามรอบการประเมินผลการปฏิบัติราชการในแต่ละรอบตามรอบการประเมินผลการปฏิบัติราชการในแต่ละรอบ ดังนี้

ต้นรอบการประเมิน  การแจ้งหลักเกณฑ์ให้ผู้รับการประเมินทราบ การวางแผน มอบหมายงาน และจัดทำข้อตกลงผลการปฏิบัติราชการรายบุคคล

ระหว่างรอบการประเมิน การปฏิบัติงานให้ได้ผลงานตามข้อตกลง การให้คำปรึกษา แนะนำ และสอนงานแก่ผู้รับการประเมิน การติดตามผลการปฏิบัติงานของผู้รับการประเมิน การเปลี่ยนแปลงข้อตกลงฯ กรณีเปลี่ยนแปลงในเชิงนโยบาย หรือมีการโยกย้าย

ครบรอบการประเมิน การประเมินผลการปฏิบัติราชการ การส่งผลการประเมิน เสนอคณะกรรมการกลั่นกรองผลการประเมินฯ การแจ้งผลการประเมินเป็นรายบุคคล และจัดทำแผนพัฒนารายบุคคลการประกาศรายชื่อผู้มีผลการประเมินระดับดีเด่นและดีมาก การนำผลการประเมินไปประกอบการพิจารณาเลื่อนเงินเดือน การเก็บสำเนาผลการประเมินและส่งต้นฉบับให้กรมการปกครอง โดยกลุ่มงานวางแผนอัตรากำลังและพัฒนาระบบงานจะเป็นผู้รับผิดชอบ

                 4.1.5) ขั้นตอนการให้รางวัลตอบแทน (Rewarding) เป็นขั้นตอนที่กำหนดขึ้นเพื่อเสริมสร้างขวัญกำลังใจ และแรงจูงใจให้กับบุคลากรในการปฏิบัติงาน รวมทั้งการสร้างความจงรักภักดีต่อองค์การให้กับบุคลากร ซึ่งการให้รางวัลตอบแทนนั้นมีทั้งแบบที่ให้รางวัลในรูปตัวเงิน และไม่เป็นตัวเงิน เช่น การเลื่อนเงินเดือน การขอพระราชทานเครื่องราชอิสริยาภรณ์ การให้รางวัลกับผู้ที่มีผลการปฏิบัติงานดีเด่น เช่น โครงการนายอำเภอแหวนเพชร  โครงการปลัดอำเภอแหวนทองคำ การให้ประกาศเกียรติคุณบุคคลที่ทำงานกับกรมตั้งแต่ 20 ปีขึ้นไป เป็นต้น นอกจากการให้รางวัลตอบแทนแก่ผู้ที่มีผลการปฏิบัติงานดีเพียงอย่างเดียวเท่านั้น กรมการปกครองยังได้จัดสวัสดิการต่างๆ กับบุคลากรทุกคนเพื่อตอบแทนการปฏิบัติงาน ซึ่งเป็นการสร้างขวัญกำลังใจให้กับบุคลากรได้ เช่น การตรวจสุขภาพประจำปี การจัดสวัสดิการทางการเงิน (สหกรณ์ออมทรัพย์กรมการปกครอง) การส่งเสริมอาชีพ เป็นต้น โดยกลุ่มงานสวัสดิการและประโยชน์เกื้อกูลจะเป็นผู้รับผิดชอบ

                 6) ขั้นตอนการพัฒนาบุคลากร (Development) เป็นขั้นตอนที่เกิดขึ้นภายหลังการประเมินผลการปฏิบัติงานเช่นเดียวกับขั้นตอนการให้รางวัลตอบแทน โดยขั้นตอนการพัฒนาบุคลากรจะเป็นการนำผลการปฏิบัติงานมาพิจารณาว่าบุคลากรแต่ละรายมีจุดแข็งและจุดอ่อนในด้านใด ซึ่งกรมการปกครองจะได้จัดโครงการต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับการพัฒนาสมรรถนะและศักยภาพของบุคลากร เพื่อยกระดับสมรรถนะและศักยภาพของบุคลากรให้เพิ่มขึ้น อันจะเป็นประโยชน์ต่อการดำเนินงานของกรมการปกครองในการขับเคลื่อนภารกิจและนโยบายของรัฐบาล การพัฒนาบุคลากรที่กรมการปกครองดำเนินการ เช่น การศึกษาอบรมหลักสูตรนักปกครองระดับสูง การศึกษาอบรมหลักสูตรนักบริหารระดับสูง การศึกษาอบรมหลักสูตรนักบริหารระดับกลาง การพัฒนาบุคลากรระหว่างการทดลองปฏิบัติราชการ การพัฒนาระบบการบริหารทรัพยากรบุคคลและองค์การ การเสริมสร้างสมรรถนะบุคลากรผู้มีศักยภาพสูง (DOPA Young Talent) การเสริมสร้างสมรรถนะนายอำเภอ (อำนวยการสูง) การอบรมหลักสูตรปลัดอำเภอ การอบรมหลักสูตรสอบสวนสอบสวน การอบรมหลักสูตรผู้บังคับบัญชาหมวดสมาชิกกองอาสารักษาดินแดน เป็นต้น โดยกลุ่มงานวางแผนอัตรากำลังและพัฒนาระบบงานจะเป็นผู้รับผิดชอบ